大企業でもベンチャー企業でもほとんどの社員は日々数個の会議、ミーティングで時間を使っていると思います。会議では様々な意思決定が行われたり、企画検討のブレインストーミングなどが実施され、その生産性が企業の成果に関わってくると言っても過言ではありません。その会議を有効な時間にする為に最も大切なことが2つあります。それは始め方と終わり方に秘訣があります。この2つが会議の成否を決めると言っても過言ではありません。
結論としては、会議の目的を明らかにすること、また会議後のネクストアクションを決めることが会議の中で最も重要だと思います。もちろん会議の進め方、意識の持ち方なども大切ですが、組織や業務内容、目的などによるので、それらに合わせた方法を取るべきです。ただ、目的とネクストアクションの明確化はどんな会議でも極めて重要だと考えられます。
会議の始め方で重要なこと｜会議の目的の明確化
1つ目の会議における重要なことは、会議の始め方にあります。それは「会議を行う目的の明確化」です。
適切な目的がなければそもそも会議をする意味がありません。給与が支払われている数人が無駄な1時間を過ごすことになります。また目的の認識が参加者間でずれていると、目的が達成される確率も低くなります。
これは基本的なことで、当たり前だと思われるかもしれませんが、実際には目的が明確でない会議が非常に多いのではないでしょうか。また会議の参加者全員がその目的を理解できているでしょうか。
会議の目的設定は、会議のアジェンダを設定することではありません。アジェンダはあくまで議論をする項目です。それらの議論によって、何を成し遂げる必要があるのか、これが目的です。
そもそも目的のない会議は実施をする必要はありません。目的を明確化し、その目的を達成できる会議か、つまり必要な情報が事前に収集整理されているか、必要な参加者が揃っているかなどの確認も必要です。
そして事前にその目的が参加者に認知理解されている必要があります。会議の設定の際に周知されること、また会議の最初に目的の共有を行うのが良いです。例えばファシリテーターが「まず本日の会議の目的は〜〜を決めることです」や「本日は〜〜を完了させるところまで進めましょう」などと口火を切るのが良いでしょう。
会議の終わり方で重要なこと｜ネクストアクションの明確化
2つ目の会議における重要なことは、会議の終わり方にあります。それは「会議後のネクストアクションの明確化」です。会議で決まったことを次の行動に落とし込む為に、ネクストアクション、ネクストステップなどを会議の中で決めるべきです。なんとなく議論をしただけで終わっていませんか。
会議の最後にネクストアクションを決めるか否かで、会議の意味が大きく変わります。
会議の最後にネクストアクションまで明確にする人がリーダーやマネージャーであるプロジェクトは確実に進捗があるケースが多いと思います。逆にネクストアクションを決めない人がリーダーならなかなかプロジェクトは進まないはずです。
またネクストアクションを決めることが意識されていれば、会議の質も高まります。行動に移す為には解像度を高く意思決定する必要があります。なんとなくのままでは行動に移せません。人に指示を出すのも難易度が上がります。
会議のネクストアクションの決め方
ネクストアクションは3w1hでまとめるのがおすすめです。
Who：誰が担当としてアクションするか。 What：何をアクションするか。 When：いつまでにアクションするか。 How：具体的にどのように、どこまでアクションするか。
明確化したネクストアクションはもちろん議事録に残す必要があります。議論のサマリーと共に冒頭に記載をする方が良いです。また参加者はネクストアクションをそれぞれのタスクリストに移して、すぐに業務に落としたり、担当者に指示を出すべきです。
生産性の低い会議になっていないか？
あなたの会社や組織、チームの会議では目的とネクストアクションを毎回明確にしていますか。そんなことやっていない、というのであれば危機感を持つべきです。そしてすぐに実行に移しましょう。
定例会議などは危険です。定期的に話して、そこで終わっていたら、生産性の低い固定の時間を使い続けることになります。
始め方と終わり方を徹底的に意識をして会議の質を高め、組織の生産性を上げて成果に結びつけていきましょう。
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